Бизнес услуги

кадрыФИНАНС


Контактная информация:

Оренбург :: PRO-MEDIA

ул. Комсомольская, д. 32

+7(3532) 78-14-20
+7(3532) 78-38-13
8 922 5515555

sov_design@mail.ru

  Технология бизнеса  

17.09.2018 :: Технология бизнеса :: Как упростить работу с первичными документами

Чтобы своевременно получить первичку, приходится потратить немало времени. Кроме того, ее нужно без ошибок заводить в учет, правильно хранить, быстро находить при проверках. Как при решении таких задач избавиться от рутины, избежать авралов и возможных санкций, которые грозят за нарушение этих правил?

Выставление счетов в неурочное время

Предоставить директору возможность формировать документы, от которых зависит скорость оплат и сделок, — значит решить еще одну проблему. Собственники малого бизнеса часто очень щепетильны в вопросах сроков подготовки такой первички. Если директор договорился о сделке с клиентом в субботу, он не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет, ведь от этого зависит оплата. Такие руководители часто требуют не только от аутсорсеров, но и от штатных бухгалтеров формировать первичку в кратчайшие сроки независимо от дня недели и времени суток. Когда директор может это сделать сам, он реже беспокоит бухгалтера.

— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка, — рассказывает Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт». — Как показала практика, наиболее успешные и долгосрочные отношения выстраиваются тогда, когда директор и сам работает в бухгалтерии, и одновременно может контролировать работу бухгалтера. Он воспринимает это как неотъемлемую часть сервиса в бухгалтерском аутсорсе, прозрачность и доступность того, что мы делаем.

Как убедить директора работать с первичкой в электронном формате: памятка для бухгалтера

Порой предприниматели опасаются переходить на цифровой документооборот. Работать с бумагами им привычнее. Вот несколько аргументов, которые помогут вам убедить директоров.

  1. Оригиналы документов должны храниться в надежном месте — в офисе директора, который по закону отвечает за предоставление первички налоговикам.
  2. Право выставлять счета и заводить документы дает директору независимость от занятости бухгалтера и позволяет оперативно получать оплаты от клиентов.
  3. Самостоятельное заведение в бухгалтерскую программу части документов — это основание для снижения платы за обслуживание (и это существенный плюс для микро- и малого бизнеса, ресурсы которого весьма ограничены).
  4. Технологичные формы взаимодействия имеют цель — обезопасить директора от претензий и штрафов налоговиков, а также снизить налоговую нагрузку (корректные вычеты по НДС).

Заведение первичных документов в учет

«Ручная» обработка первички — кропотливое и утомительное занятие, которое съедает львиную долю рабочего времени. Приходится в каждом документе проверять, все ли реквизиты и подписи проставлены, отвечает ли он требованиям закона. И это все равно не исключает ошибок. Чтобы минимизировать рутинную работу, нужно максимально автоматизировать эти процессы, оставив за собой только контроль и решение более сложных задач.

Так, интеграция бухгалтерской программы с банком позволяет автоматизировать разнесение банковской выписки, быстро формировать платежки и отправлять их в интернет-банк, где клиенту останется их только подписать. Вместо того чтобы усердно переносить данные, бухгалтеру достаточно лишь контролировать правильность заполнения строк и делать проводки.

Объясните коллегам важность своевременного получения первички для ведения учета и отчетности. Пропишите санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Договоритесь о едином канале передачи сканов, чтобы оперативно заводить документы в учет.

Чтобы быстро заводить документы, можно также использовать систему распознавания сканов накладных в бухгалтерских программах. Она сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров, а при сомнении в правильности распознавания обратит на это ваше внимание.

Чтобы сэкономить время, которое тратится на ввод данных или устранение ошибок распознавания сканов, переходите на электронные юридически значимые документы. Они вводятся в учет в несколько кликов. Ошибки, возникающие при «ручной» обработке первички, а также расхождения при налоговой сверке с контрагентом при работе с ЭДО исключены. Ведь все работают с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить нельзя.


Хранение и систематизация первички

Для хранения бумаг приходится выделять офисные площади, закупать стеллажи и папки. Это влечет дополнительные расходы на аренду и оборудование. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.

Штатному бухгалтеру придется заниматься бумажным архивом самостоятельно, а удаленные специалисты могут перепоручить эту задачу клиенту и принимать от него сканы первички или электронные документы.

— Поясните клиенту, что первичка — это ЕГО документы, — советует Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС». — Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор, и отдавать оригиналы кому-нибудь (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.

Составьте для директора инструкцию по хранению первички в его офисе. Убедите его, что в этом случае оригиналы не потеряются, как это могло бы случиться, например, при прекращении сотрудничества с удаленным бухгалтером.

— В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, в котором он будет прописан в договоре, — продолжает Елена Спирова. — При этом клиент не освобожден от обязанности восстановить первичку. Последствия могут быть значительно большими, чем компенсация от фирмы за утерю документов.

Чтобы сэкономить время, деньги и офисную площадь, переносите архив в цифровой мир. От бумажных документов можно отказаться полностью или частично.

Современные сервисы систематизируют размещение сканов и электронных документов в электронном архиве. Это существенно облегчает хранение и поиск первички. Можете прикрепить скан к заведенному электронному документу, а потом легко найти его при налоговой проверке. В списках бухгалтерского сервиса легче следить за недостающей первичкой, закрытием сделок, оплатами и документами по ним.

— Файлохранилище в Контур.Бухгалтерии позволяет отражать все файлы, которые были переданы бухгалтеру, и помечать обработанные, а недостающие документы видеть в списках операций, — рассказывает Татьяна Евдокимова.



 Реклама  
 

__________________________

  
 
ORENFINANCE.RU
11606638
1115




© PRO-MEDIA 2008