Бизнес услуги

кадрыФИНАНС


Контактная информация:

Оренбург :: PRO-MEDIA

ул. Комсомольская, д. 32

+7(3532) 78-14-20
+7(3532) 78-38-13
8 922 5515555

sov_design@mail.ru

  Технология бизнеса  

13.03.2020 :: Технология бизнеса :: Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность

Когда Марии Якиминской надоело работать помощником нотариуса в Нижнем Новгороде, она устроилась в ивент-агентство и за полгода накопила достаточно опыта, чтобы запустить свой проект. Поначалу, чтобы найти клиентов, ей приходилось ежедневно выполнять по 50 холодных звонков. Привлечь несколько корпоративных заказчиков удалось только после того, как количество таких звонков перевалило за 2 000.

В первый год работы предпринимательница наблюдала за работой декораторов, училась банкетному менеджменту, участвовала как волонтер в крупных мероприятиях. С тех пор прошло уже 6 лет, и за это время у агентства сформировался свой алгоритм ведения бизнеса.    

Адаптация к рынку

Бренд «Собака Барабака» достался предпринимательнице в наследство от подруги-видеографа, которая запустила агентство в 2014 году и быстро потеряла к нему интерес. Марию заинтересовало необычное название, и она решила развивать компанию сама.

Шесть лет назад работа ивент-агентства в Нижнем Новгороде строилась немного иначе, чем сейчас: организаторы мероприятий приравнивались к агентам, которые просто собирают команду и координируют ее работу. Творческих навыков и режиссерского видения работа не требовала. В таком режиме Мария и ее партнер проработали год.

Предпринимателям хотелось изменить стиль работы агентства и в поисках альтернативы они поехали в Крым, который в то время был модным и популярным направлением, которое все собирались развивать, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы набраться опыта.

Мария отправилась учиться банкетному менеджменту, чтобы правильно выстраивать работу официантов, взяла небольшой курс по режиссуре, ездила с декораторами по ночам на монтажи, чтобы понять, как строятся декорации. Команда ездила волонтерить на больших мероприятиях в других городах за свой счет, чтобы понять, как они организованы.

Постепенно рынок в городе изменился, и другие агентства тоже расширили функционал: работа организатора усложнилась, теперь нужно было не только управлять процессами на мероприятии, но и предлагать клиенту творческие решения.

В «Собаке Барабаке» в таком ключе организуют частные праздники — юбилеи и свадьбы — и корпоративные мероприятия. Детскими праздниками не занимаются вообще. «В корпоративном направлении клиент ждет от тебя стопроцентной отдачи, чтобы ты ему все придумал, — объясняет Мария Якиминская. – В рамках частного мероприятия мы работаем в команде: клиенты рассказывают о гостях, мы придумываем интерактивы все вместе. С теми, кто просит их удивить, мы скорее всего не будем работать».

Рабочие задачи

«Клиенты приходят ко мне за определенной свадьбой. Так же, как в ресторан приходят, чтобы заказать определенное блюдо, — говорит Мария. – Ко мне обращаются люди, которые уже что-то знают обо мне. Любая свадьба, которую делаю я и моя команда, отражает мой характер. Так работают все организаторы».

Главная задача организатора на свадьбе — показать гостям, что их ждали. Нужно отслеживать с точки зрения банкетного менеджера, учитывает ли подача блюд вкусы гостей, и следить за тем, чтобы всем гостям на свадьбе уделили внимание.

«Обычно 5 % свадеб проходят с сюрпризами, — говорит Мария. – Поэтому всегда нужно иметь с собой аптечку. На одной из свадеб у невесты внезапно проявилась аллергия на креветки, мы вызвали скорую помощь, дали антигистаминные препараты, а врачи сделали ей укол».

Сложнее работать за городом, где отсутствует инфраструктура. На одну из таких свадеб команда Марии привезла световое и звуковое оборудование, для которого нужно было дополнительное электричество. В результате часть оборудования замкнуло, светорежиссер был травмирован, свет в загородном клубе отключили. И вдобавок ко всему еще и ведущий попал в аварию.

«Невеста позвонила и сказала, что готовится к выездной церемонии, — вспоминает предпринимательница. – Мы нашли причину замыкания, вернули нашего ведущего, и никто ничего не узнал».

Свадебный организатор управляет командой разных специалистов, как дирижер — оркестром. В «Собаке Барабаке» есть сработавшаяся команда: несколько ведущих, фотографы, визажисты, видеографы, флористы, декораторы. Новых специалистов с хорошим потенциалом всегда приглашают поработать вместе.

«У нас небольшой город, поэтому высококвалифицированных специалистов не так много и они очень востребованы, — говорит Мария. – Но если планировать все заранее, можно привлечь к проекту любого профессионала».  

У агентства часто возникают сложности с поставками цветов — все они идут через столицу. Поставщики запросто могут привезти ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и потом организатору нужно объяснять ситуацию заказчику. Бывает сложно достать техническое или декоративное оборудование. Привозить реквизит из Москвы перед мероприятием — стандартная часть работы.

От Нижнего Новгорода до Москвы — 400 км, это расстояние можно преодолеть за несколько часов и за 759 руб., поэтому агентство часто приглашает московских специалистов — видеографов, фотографов, ведущих, и это лишь незначительно увеличивает расходы.

Выбирая свадебное агентство, клиенты обращают внимание на бюджет, идеи организатора, название и стилистику.

Частные мероприятия ведут два менеджера: 70 % встреч Мария проводит сама, она же берет на себя более сложные заказы. Сейчас предпринимательница ведет одновременно 25 свадеб и 5 корпоративов.

После заключения договора подбирается команда в соответствии с бюджетом и темпераментом заказчика — для более активных и веселых и более спокойных заказчиков. В первые две-три недели выбираются площадки.

После этого с помощью брифов разрабатываются концепция и наполнение свадьбы. «Клиент приходит к организатору, чтобы сэкономить время, — объясняет Мария. – В нашей команде мы прорабатываем технический и творческий тайминг и прописываем все технические задания».

В 75 % случаев агентство подбирает всё — от площадки до стилиста, даже выбирает платье вместе с невестой.

Бюджет свадьбы

В прошлом сезоне «Собака Барабака» организовала свадьбу за 339 000 руб. на 25 гостей под ключ. Эта стоимость включала в себя услуги ведущего, фотографа, визажиста и свадебный торт. «Это минимум, за который можно сделать свадьбу. Урезать бюджет удалось с помощью кавер-группы — жених и невеста исполняли друг для друга песни.

После заключения договора клиенты вносят аванс 20 % в подтверждение брони даты, подбирается менеджер. За 10 дней до мероприятия вносится остаток платежа, все подрядчики получают оплаты в день свадьбы. Фиксированная стоимость работы агентства — 10 % от итоговой сметы свадьбы, например, 50 000 руб. при стоимости свадьбы в 500 000 руб.

Прозрачная смета в Google.Документах помогает корректировать бюджет при подборе специалистов. «Если ребята предлагают мне нанять фотографа за 85 000 руб., я сразу же добавляю его в смету и показываю им, — говорит Мария. – Часто в этом случае они видят, как меняется сумма, и соглашаются на услуги предложенного мной фотографа за 50 000 руб.».

Идеальное время для начала подготовки к свадьбе — полгода, чтобы договориться со всеми нужными подрядчиками. Девять дней — минимальное время, за которое свадьбу готовили в «Собаке Барабаке», причем мероприятие проводилось в самый пик спроса — в августе. Свадьба включала в себя 40 гостей, кавер-группу, оборудование и подготовку ведущего.

Новые форматы

Во «ВКонтакте» для частных заказчиков «Собака Барабака» позиционирует себя как свадебное агентство, корпоративные заказчики чаще обращают внимание на сайт. Соотношение частных и корпоративных заказов в агентстве — 70 на 30, летом проводится меньше корпоративов и больше свадеб, с декабря по март — наоборот.

Основные источники продвижения — социальные сети «ВКонтакте» и Instagram, сайт, онлайн-каталоги свадебных агентств — «Невеста.Инфо» и «Горько» — менее эффективны.

В Нижнем Новгороде с населением в 1,2 млн человек зарегистрировано более 150 официальных организаторов мероприятий, более 150 частных организаторов на Avito.

«Свадьбы снова популярны, но их формат меняется, — делится наблюдениями Мария. – Теперь они чаще проводятся в формате фуршета, гала-ужина или сетовой подачи. Эти форматы дают больше возможностей для декора стола».  

Ни одна свадьба не обходится без мультимедиа: такие инструменты нужны для проведения интерактивных опросов, демонстрации видеоконтента, который часто снимают перед свадьбой. 

Современный декор предполагает смешение стилей и цветов: черно-белый с фуксией, классику с бохо или ретро-стилями. Наполнение и оформление свадьбы должно учитывать характер гостей и пары на основании брифов. «Мы устроили караоке-битву с любимыми песнями родителей жениха и невесты, и это было очень хорошо принято гостями», — рассказывает Мария.

Распределение заказов

На старте у «Собаки Барабаки» не было заказов и вложений. Первая свадьба знакомых была организована дома на кухне в июне 2014 года.  С той свадьбы в агентство пришли еще четыре пары — до марта 2015 года все мероприятия организовывались из дома.

Первые заказчики с большим бюджетом могли позволить себе нанять организатора — тогда они еще не были популярны, но входили в моду. Получить заказ помог опыт организации мероприятий в предыдущей компании.

Чтобы найти корпоративных заказчиков, Мария и ее партнер ежедневно выполняли 50 холодных звонков. После двух тысяч звонков — тогда отчетность велась не в Bitrix, а в Excel — агентство смогло найти несколько корпоративных заказчиков и снять офис.

Фрилансеры часто страдают от отсутствия заказов зимой. Чтобы решить эту проблему, достаточно правильно распределять бюджет. Того, что агентство зарабатывает в декабре на корпоративных заказах, хватает на январь, февраль и март. После этого начинаются сезон свадеб.

Основные расходы компании: аренда офиса, выплаты двум сотрудникам и бухгалтеру, который отвечает за документооборот и подачу деклараций, налоги за сотрудников — страховые и медицинские взносы. Чтобы поддерживать партнерские отношения с клиентами и партнерами, 5 000 — 10 000 руб. Мария тратит на корпоративные подарки с логотипом компании и букеты цветов для невест на день рождения. На содержание бизнеса я трачу примерно 700 000 руб. в год.

Советы организаторам мероприятий

  1. Получите профильное образование

Лучше, чтобы в этот бизнес приходили люди с профессиональными навыками и образованием. В России невозможно получить высшее образование по профессии «ивент-менеджер». При этом есть вариант отучиться на режиссера крупных городских мероприятий. Недостаточно устроить свою свадьбу, чтобы стать хорошим организатором.

  1. Не бойтесь бесплатной работы

В первый год мы много работали волонтерами на крупных мероприятиях, причем за это нам не платили. Зато мы поучили шанс досконально узнать все тонкости бизнеса и изнутри посмотреть на сотрудничество профессионалов из разных областей.   

  1. Креативные идеи принесут много заказов

Клиенты ценят индивидуальный подход и оригинальность мышления. Это гарантия того, что свадьба запомнится и понравится гостям.

  1. Будьте готовы к форс-мажорам

Только 5 % свадеб проходят идеально. В остальных 95 % случаев вы должны быть готовы решить любую проблему.






 Реклама  
 

__________________________

  
 
ORENFINANCE.RU
14820539
51




© PRO-MEDIA 2008