|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
10.03.2016 :: Технология бизнеса :: Как покончить с перегрузками и снова полюбить работу
Перегрузки на работе чаще всего вызваны комплексом проблем организации времени. Поэтому бороться с ними нужно, используя комплексный подход. Эта беда похожа на Лернейскую гидру, которую невозможно победить, не отрубив все ее головы. Зато, когда вы это сделаете и решите все сопутствующие проблемы, вы почувствуете себя Гераклом. Из-за чего возникают перегрузки?Перегрузка – это ощущение незавершенности, слабости и неудовлетворенности выполненными за день задачами. Это ощущение возникает, когда вы весь день что-то делали, а в конце дня увидели, что не приблизились к цели, а даже отдалились от нее. Вы устали и натерли мозоли, но чувствуете, что топтались на месте. Чтобы этого ощущения не было, достаточно соблюдать три банальных правила жизни:
Обозначим основную проблему. На первый взгляд, это лавина задач, сметающая все ваши планы. Но проблема не в количестве задач. Их у всех много. Проблем на самом деле целый набор. И у каждого этот набор свой. Каковы причины лавинообразного роста задач?1) Отсутствие целей и планов. Есть ли у вас рабочие цели и планы в работе (или у вашего отдела и фирмы, если вы кем-то управляете)? Записаны они, или вы их держите в голове? Знает ли о ваших целях и планах ваше окружение? Или вы каждому сотруднику переставляете ноги, чтобы он шел в направлении к цели. 2) Не установлены приоритеты. Эту проблему узнать просто: вы сначала выполняете простые и неважные задачи, якобы, чтобы втянуться в работу. Второй вариант: у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять, в нем не обозначено. 3) Неэффективное выполнение задач. Это самая большая группа проблем. Что включает она?
4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические. 5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь. Вот из-за этих пяти блоков проблем задачи копятся, как снежный ком, и накрывают нас с головой, так что мы не видим даже, в каком направлении копать. Как все изменить?Мы описали, что у нас есть. Теперь предлагаю нарисовать картину, чего мы хотим достичь. Вы приходите в офис и уточняете план на день. Потом вы начинаете выполнять задачи, согласно приоритетам. Затем вы разбираете почту, уже предварительно прореженную вашим помощником. Потом планерка: задачи записаны, ответственные назначены, сроки определены, протокол подписан и разослан. Новые задачи анализируются на соответствие целям и приоритету, и ставятся в план на текущий день (взамен менее важных), либо на будущий. Небольшой отдых – и снова к выполнению задач. Обед. Отдых. Встреча. Блок звонков. Отдых. Обзор текущих задач, контроль исполнения. Проверка почты. Все запланированное на день выполнено. Отдых. Стратегический блок: планы на будущее, оценка своих компетенций и компетенций сотрудников: как расти, куда расти. Анализ дня и план на следующий день. Дом. Хобби. Семья. Отдых. Как же приблизиться к этому идеалу? Нужно совершить четырнадцать шагов, руководствуясь несколькими главными правилами:
1. Выделите один час в день для внедрения измененийЕсли вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. В начале рабочего дня или в конце, неважно. Главное, всегда в одно время, и все должны это знать. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т.д. Поставьте табличку на стол: «Не беспокоить с 9.00 до 10.00! Идет учет!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике. Все хотят изменений и улучшений, но никто не хочет прикладывать усилий. Золотая рыбка и старик Хоттабыч в одном лице это – вы. 2. Уточните свои цели, ценности и принципыЗнаете ли вы цели своей организации и своего отдела? Что вы должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место. Теперь, получая каждую новую задачу, проверяйте ее на соответствие целям. Заодно уточните принципы и ценности и повесьте рядом с целями. Что это вообще такое?
3. Составьте план действийПропишите подробно, как и за счет чего вы достигнете заданных целей. Чем больше шагов к цели, тем лучше. Если у вас несколько целей и несколько проектов, то по каждому должен быть список задач — то есть план. Пример: «Снизить себестоимость продукции, повысить качество, изменить дизайн, увеличить срок службы изделий». Потом каждую поставленную задачу дробим на более мелкие задачи. План — это пошаговое руководство достижения цели. 4. Проведите ревизию ваших текущих задачЗапишите ваши ежедневные и еженедельные задачи, а также чистое время, которое одни у вас занимают. Чтобы узнать это, лучше провести хронометраж. Затем сложите время, потраченное на каждую задачу, и сравните получившееся число с сорокачасовой рабочей неделей.
5. Проверьте свои задачи
6. Ограничьте поток входящих задачГоворите «нет» всему, что не соответствует целям и должностным обязанностям. Если вы предприниматель, не начинайте новые проекты. Наведите порядок в старых. Все важные задачи у вас уже выписаны, ими и занимайтесь. Если вы работаете на «АвтоВАЗе» и вам предлагают начать строить дома, то сначала надо разобраться со всеми задачами, связанными с авто. 7. Планируйте предстоящий деньПлан удобнее всего составлять вечером, проведя обзор текущего дня. Вы видите – что выполнено, а что не выполнено. Вы можете перенести часть задач на следующий день или запланировать следующий шаг по проекту. Если же составлять план утром, то вам сначала придется вспомнить, чем закончился минувший день, а это не совсем удобно. Плюс, когда вы планируете день с вечера, мозг уже с вечера начинает работать над новыми задачами.
8. Делегируйте задачиОтдайте часть задач подчиненным или фрилансерам. Для этого нужно знать принципы делегирования и практиковаться. Я, например, составил себе шаблон делегирования – для более легкого освоения этого навыка. 9. Концентрируйтесь на задачеНачните выполнять свой план с задачи «А1». Выполняйте одну задачу в один момент времени. Не отвлекайтесь ни на что, кроме пожара и землетрясения. Всех посетителей просите подождать до окончания выполнения срочных дел. Очень хорошо для выработки навыка концентрации подходит метод «Помидора». В течение 25 минут вы выполняете какую-то задачу, потом отдыхаете пять минут – и затем новая «помидорка». А приучив свое окружение к «помидоркам», вы увеличите свою продуктивность в разы. 10. ОтдыхайтеКаждый час останавливайте работу на десять минут. Наш организм цикличен: нагрузка-разгрузка, сон-бодрствование, работа-отдых. Если его перегрузить, можно получить растяжение или переутомление. А это снизит производительность. Лучший отдых – это смена деятельности. Долго сидели – пройдитесь. Работали за компьютером – поговорите. А лучше всего послушайте музыку, погуляйте или поспите. 11. Улучшайте процессыВы ежедневно выполняете одинаковые задачи. Выберите такую, над которой вы работаете чаще всего. Опишите ее: для чего она нужна, как она продвигает вас к цели. Затем опишите ее, как процесс: из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие знания или инструкции необходимо иметь, что получается на выходе, сколько времени она занимает в сумме, и сколько занимает каждый этап в отдельности. Упростите задачу. Например, удалите один из шагов, не влияющих на качество, начните использовать другие инструменты или ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи. Запишите и сохраните эту инструкцию. Затем опишите и измените все часто встречающиеся и продолжительные процессы, которые имеются в вашей работе. Для чего это нужно?
12. Держите голову пустойГолова нужна, чтобы думать, а не помнить. Всю поступающую информацию переносите на бумагу или в компьютер, по возможности, сразу обрабатывайте и принимайте решение. Все задачи также записывайте и держите записи в одном месте, желательно – на виду у всех. Зачеркивайте выполненные задачи. Для чего? Чтобы окружающим было видно, что еще вам предстоит сделать. Чтобы вы видели собственный прогресс. Еще один способ держать голову пустой — чек-лист. Выпишите все ежедневные повторяющиеся задачи и отмечайте выполнение каждой, чтобы не держать их в голове. Выполнил — вычеркнул. Например: проверить почту, провести планерку, составить акты, тренировать дыхание, убрать на столе. 13. Держите стол чистымЛюбая лишняя скрепка отвлекает внимание и рождает такую череду мыслей, что после взгляда на нее, можно очнуться только через час, думая в это время о строении атома или спаривании ежей. Уберите со стола все, кроме необходимого. Одна ручка, один карандаш. Любая лишняя деталь будет напоминать о чем-то и отвлекать. 14. Верните себе любовь к работеДля этого обратимся к методу потока Михайя Чиксентмихайи. Попробуйте сделать из работы игру. Для этого нужно:
ВыводТолько твердость в желании изменить ситуацию и комплексный подход помогут чудесному превращению вас из белки в колесе в хозяина своей жизни
Executive.ru,
|
|
||||||||||||||||||||||||