До собрания

Чтобы облегчить жизнь себе и коллегам и сделать каждую онлайн-встречу продуктивной, соблюдайте правила цифрового этикета. И помните, что совещание дома — это как совещание на работе. Только дома.

Проверьте интернет-соединение

Когда во время  онлайн-встречи кто-то из собеседников «отпадывает», это нервирует. Когда «отпадываете» вы, к досаде добавляется масса других не самых приятных эмоций. Подстрахуйтесь — проверьте заранее, всё ли в порядке с интернетом. Убедитесь, что на балансе достаточно денег и гигабайт интернета, если он у вас не безлимитный.

Что может «съедать» трафик:

• мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Viber);
• почта; 
• открытые в браузере вкладки, включая страницы поисковиков, соцсетей и музыкальных приложений;
• учётные системы;
• справочно-правовые сервисы;
• антивирусные программы;
• системные обновления. 

Всё, что вам не понадобится на встрече, лучше закрыть (главное — не забыть потом перезапустить). Обновления лучше установить заранее.

Разберитесь с сервисом для связи

Сервисов для связи множество: это и Скайп, и Zoom, и Talk, и площадка Вебинар.Ру, и множество других решений. Если коллеги предложат вам способ связи, который  вам ещё не знаком, разберитесь заранее, как всё работает.

• Если нужно приложение — установите его. Может оказаться, что для этого нужны права администратора, и вам понадобится помощь админа.
• Попробуйте войти во встречу и убедитесь, что ссылка работает.
• Посмотрите, как включать и отключать своё видео и звук.

Подключайтесь с компьютера или ноутбука, а не с телефона

С телефона общаться удобно: можно побродить по квартире, дойти до холодильника, налить себе чаю, погладить кота. Но это убийственно для результата.

На онлайн-встречах нам и так сложнее сосредоточиться, чем на обычных собраниях: нашей  концентрации хватает на 3–5 минут. Если перемещаться по комнате, то сконцентрироваться ещё труднее. А «рабочее» положение тела во время звонка помогает собраться.

Подготовьте рабочее место

Тишина. Рабочую встречу лучше проводить там, где вас никто и ничто не будет отвлекать. Выключите звук на телефоне, прикройте окно, чтобы вам не мешал шум с улицы, закройте дверь в комнату и попросите домашних вас не беспокоить, пока идёт созвон.

Фон. Ещё один важный момент — что увидят ваши собеседники во время видеосвязи. Хорошо, когда вы сидите не вплотную к стене, и за вашей спиной есть хотя бы небольшое пространство. Позаботьтесь о том, чтобы сзади вас был нейтральный фон без лишних деталей: визуальный шум помешает вашим собеседникам сосредоточиться на обсуждении.

Материалы. Подготовьте заранее все ссылки и материалы, к которым будете обращаться во время собрания. Положите рядом блокнот и ручку: делать записи, стуча в эфире по клавиатуре, будет не очень удобно.

Питьё. Если встреча предстоит долгая, поставьте рядом стакан воды, чая или кофе. А вот печенье или фрукты лучше отложить на потом: чавкать всё-таки невежливо.

Позаботьтесь о своём внешнем виде

Надевать отглаженную рубашку и пиджак необязательно, но решать рабочие вопросы в халате или в байковом костюме с пандой — плохая затея. И дело не в том, что вашу панду увидят коллеги (что тоже не восторг). Даже если вы общаетесь голосом, без видео, в деловом виде вам самим будет проще настроиться на рабочий лад.

Продумайте регламент и заложите чуть больше времени

Время онлайн течёт незаметно, потому что мы находимся в привычной, комфортной для себя обстановке. Поэтому если встречу организуете вы, заранее продумайте, что, в какой последовательности и как долго вы будете обсуждать. Чёткий тайминг поможет сохранить продуктивность.

Не затевайте слишком длинных встреч. В идеале у мониторов лучше собираться не дольше, чем на час. Если вопросов много, поделите сессию на блоки и предусмотрите перерывы. 

И ещё: онлайн нам труднее сосредоточиться, и даже простые вопросы могут решаться дольше, чем обычно, — в среднем на 15 %. Ещё 5-10 минут уйдёт на то, чтобы все подключились. Учитывайте это при планировании и не огорчайтесь, что встречи идут не так бодро, как в офисе.

Договоритесь о формате встречи

Созвоны технически проще и привычнее, но для дела видеосвязь лучше. Впрочем, решать каждому из участников: если кто-то не хочет включать видео, организатор не вправе настаивать. Главное — заранее это согласовать, чтобы на встрече не возникло заминки.

Плюсы и минусы видео- и аудиосвязи

Во время собрания

В онлайн-встречах в любой момент может всё пойти не так: от восстания машин никто не застрахован. Вот правила, которые помогают свести к минимуму накладки и решить все вопросы, ради которых вы собрались.

Обозначьте тему и цель встречи

Всё, как на встречах в офисе: если в начале собрания сказать, к какому результату вы должны прийти, проще сохранить вектор разговора и не уйти в обсуждение новостей.

Модерируйте разговор

В самом начале онлайн-встречи обязательно кто-нибудь будет говорить одновременно с коллегой. А потом замолчат оба. И повиснет тишина. Это нормально: когда мы общаемся вживую, легко заметить, что кто-то набрал в грудь воздуха и вот-вот что-то скажет. Онлайн это не отследить.

Поэтому если общаются больше двух собеседников, нужно обязательно назначить модератора. Чаще всего это организатор встречи, но может быть и другой человек. Он будет «передавать микрофон» коллегам. Если не все участники встречи знакомы друг с другом, модератору стоит их представить друг другу. Кроме того, он должен следить за временем.

Придерживайтесь правила одного микрофона

Вести диалог онлайн сложнее, чем вживую: мы хуже чувствуем собеседника и можем не отследить, когда он захочет высказаться. Поэтому старайтесь придерживаться правила одного микрофона. В обычной жизни это означает, что когда один говорит — остальные слушают. В онлайн-встречах к этому добавляется ещё один нюанс: микрофон должен быть включен только у выступающего и модератора. Остальные включают микрофоны только тогда, когда подходит их очередь высказаться. Это поможет избежать лишних шумов.

Если во время выступления коллеги у вас возник вопрос, можно задать его в чате. Чаты встроены в программы для видеозвонков: если кто-то напишет, участники разговора сразу это увидят. А можно виртуально «поднять руку» и попросить слова: такая возможность в сервисах тоже есть.

Подведите итоги

В конце встречи нужно озвучить, о чём вы договорились, и распределить задачи между участниками. Всё это нужно зафиксировать и письменно: организатор или модератор встречи должен вести записи и после встречи выслать участникам резюме. Это поможет закрепить договорённости и избежать разногласий в будущем — как на любой другой встрече.

В конце не забудьте спросить, как коллеги себя чувствуют и с каким настроем уходят. Онлайн можно упустить, что кто-то не согласен с решением, и потом это скажется на деле. Лучше обсудить все спорные моменты сразу.

Людмила Черных

журнал КОНТУР