Работа из дома без привычных офисных программ и отлаженных процессов взаимодействия с командой может превратиться в муку. К тому же приходится бороться с искушением постоянно заходить в социальные сети. Причин спада в продуктивности при удаленной работе масса. Мы собрали несколько бесплатных онлайн-сервисов, которые помогут решить хотя бы часть проблем бизнеса.

Вместо Microsoft Office — Google Docs

Часто те, кого перевели на удаленную работу, сталкиваются на практике с различными проблемами: то у них не открываются файлы с договорами или другими важными корпоративными документами, то у них стоит другая версия Word, то Excel прекратил считать нужные параметры. Как правило, такие проблемы возникают, если установлены пиратские копии программ — покупать дорогой офисный пакет каждому сотруднику домой накладно.

Вместо программ от Microsoft попробуйте использовать онлайн-аналог от Google. У него несколько преимуществ:

• С документами можно работать как онлайн, так и офлайн.
• Открывает любые файлы, сохраненные в офисных пакетах Microsoft или LibreOffice.
• Не нужно пересылать файлы, чтобы поделиться документом с коллегой, просто включите нужный режим и отправьте ссылку.
• Можно дать три вида доступа: посмотреть документ, с правом оставлять комментарии, с правом редактировать.
• Все изменения сохраняются в истории версий. Поэтому ничего страшного, если кто-то из коллег удалит важную строчку или цифру. Вы видите, кто именно удалил информацию.

У Google есть аналоги трех программ — Word, Excel, PowerPoint. Все доступны бесплатно.

Документы хранятся в отсортированных папках в облачном хранилище Google. Бесплатно доступно 15 Гб, дальше за деньги.

Собрать мнения или провести опрос — Google Forms

Сервис Google Forms пригодится для онлайн-исследований, сбора отчетности, голосования и в других ситуациях, когда пользователям нужно заполнить анкету.

Устроено всё просто:

• вы создаете новую форму, которая доступна по ссылке;
• решаете, что будете спрашивать — можно сделать опрос из готовых вариантов или оставить чистые поля для заполнения;
• рассылаете опрос сотрудникам.

Когда ответы собраны, их можно проанализировать на отдельной странице. Сервис показывает общую сводку по всем вопросам, отдельную статистику по каждому вопросу и все ответы конкретного пользователя. Ответы также можно собирать в таблицу в Google Docs.

Расширить функциональность сервиса можно за счет платы. Например, есть плагины для рисования красивых графиков из ответов или боты, которые присылают сообщения в Telegram о новых заполнениях.

С помощью сервиса удобно собирать анкеты от соискателей.

Провести совещание

Для этих целей подойдут Zoom и Skype.

Платформа Zoom предназначена для совместных видеоконференций — вы можете создать свою комнату и сбросить ссылку на вход коллегам. Бесплатно в комнате могут находиться до 100 человек одновременно. Разговор длится до 40 минут, после чего сервис принудительно «выбрасывает» всех из комнаты и пользователям нужно зайти еще раз. Количество подключений не ограничено.

У Zoom есть несколько минусов:

• Помехи и посторонние шумы. Сервис устроен таким образом, что пытается автоматически распознать того, кто сейчас говорит, и усиливает звук с его микрофона, а слышимость остальных приглушает. Проще говоря, часто бывают такие ситуации — вы озвучиваете отчет, но тут у всех участников на экране появляется коллега, который чихнул или у которого громко залаяла собака.
• Сейчас с помощью Zoom проводятся совещания, дистанционные уроки и образовательные мероприятия. По вечерам в комнатах собираются друзья, чтобы пообщаться. Сервера иногда не справляются с нагрузкой, видео начинает тормозить.

Если Zoom по каким-то причинам не устраивает, попробуйте Skype от Microsoft — есть вариант для смартфона, есть программа для компьютера. Бесплатно подключаются до 50 человек. Но, в отличие от Zoom, Skype довольно ресурсоемкий, поэтому у владельцев слабых компьютеров и смартфонов может тормозить.

Постоянно быть на связи

В условиях удаленки у неопытных команд возникают проблемы с коммуникациями. Условно говоря, подойти к коллеге и обмолвиться парой слов, как это было в офисе, уже не получится. Каждый раз созваниваться — тоже не вариант. Для обмена сообщениями, на которые можно ответить не прямо сейчас, логичнее использовать специальные мессенджеры.

Попробуйте Slack, это специальный сервис для рабочих переписок. Его главное преимущество — структурированная информация.

Работает он следующим образом:

• Вы регистрируете свое пространство. При рассылке приглашения коллегам достаточно указать адреса электронной почты.
• Далее создаются каналы для общения. Например, можно распределить людей по отделам: маркетинг, бухгалтерия, юристы, продавцы, общая комната для отдыха и общения. Каналы бывают открытыми и приватными. В первые могут вступать все коллеги, во вторые — только по специальной ссылке или приглашению.
• Задаются темы для общения — например, завтрашний отчет. В отличие от привычных мессенджеров и чатов, люди будут не просто писать в общий канал, а отвечать именно на вашу тему. Таким образом, темы не теряются в огромном полотне сообщений. По похожему принципу работают комментарии в социальных сетях.
• При необходимости упоминания коллег используется символ «@» — так они не пропустят сообщение. И также можно писать им в личку.
• Для быстрой летучки создается групповой чат максимум на 10 человек.

С помощью Slack можно созваниваться по видео — доступны каналы на 15 человек, а также транслировать коллегам собственный экран.

Из ограничений в бесплатном варианте — по 5 Гб для каждого пользователя на хранение файлов и поиск только по последним 10 000 сообщений. Если Slack не устраивает, попробуйте Discord, он работает по той же логике.

В Slack можно интегрировать другие сервисы. Например, так можно рассылать приглашения на созвон в Zoom.

Поставить задачи по проектам и контролировать процессы

Когда проектов много, а в каждом из них несколько задач, которые выполняют разные сотрудники, нужно всё это как-то контролировать. Используйте сервисы виртуальных досок — это как обычная доска со стикерами, только онлайн. Один из самых распространенных и понятных сервисов – Trello.

Вот как выглядит процесс работы:

• Регистрируетесь на проекте, создаете команду, то есть с помощью специальной формы высылаете приглашения коллегам.
• Создаете новую доску, добавляете к ней участников. Доска может быть публичной, с доступом по ссылке, или приватной. Для каждого проекта лучше делать отдельную доску, чтобы не путаться.
• Организуете колонки-процессы, их количество зависит от количества этапов для каждой задачи в проекте. Например, так: «Все задачи», «В работе», «На проверке», «На доработке», «Готово». Колонок может быть сколько угодно.
• Следующий шаг — карточки-задачи. Исполнителей может назначать владелец доски либо сотрудники могут сами указать, что берут задачу себе. Также со сроком. В каждую карточку можно добавить чек-лист не более чем из 100 пунктов, если в задаче есть микроэтапы.

Готово, процессы запущены. Как правило, со временем количество колонок увеличивается, и система улучшается — в этом и заключается принцип гибкости Trello.

За деньги Trello можно интегрировать с другими программами, например, с Google Docs или календарем, настраивать дополнительные кнопки и голосования. Но можно ограничиться бесплатной версией.

Если функций Trello недостаточно, обратите внимание на альтернативы, например, Jira или FreedCamp. В них сохраняется главный принцип визуального контроля за происходящим на доске, но возможностей больше. Например, Jira умеет составлять отчеты и отслеживать время выполнения каждой задачи или этапа. Получается мини-CRM.

В Trello сразу видно, какие задачи кто выполняет.

Распределить быстрые задачи

Trello хорош для управления длительными и большими проектами. Для быстрых и простых задач нужно что-то другое. Попробуйте Todoist — сервис-планировщик, который можно использовать как личный список задач, так и способ работы в команде.

Каждой задаче можно назначить сроки, приоритет, прописать теги для удобства поиска, добавить напоминания и вложенные файлы. В бесплатном тарифе есть ограничения на количество участников в команде — не больше пяти человек.

Trello и Todoist удобно совмещать: если в первом над проектами работают команды, то через второй поручения получают личные помощники.

Следить за временем сотрудников

Чтобы точно знать, сколько времени сотрудника уходит на какую-то задачу, используйте специальные трекеры, например, Toggl. Это пригодится для расчета оплаты, если у вас «почасовка», или для измерения эффективности — например, если вам нужно узнать, сколько в среднем времени тратится на обычную задачу.

В бесплатном варианте в вашу команду можно добавить до пяти сотрудников. Сервис сам создает визуальные графики-отчеты: сколько проработал человек, сколько потрачено на конкретную задачу.

Включает и выключает таймер сотрудник сам, так что полный контроль с помощью Toggl невозможен — всё основано на доверии.

Немного полезных мелочей

Перечисленных выше инструментов хватит, чтобы ставить задачи сотрудникам, контролировать их выполнение, полноценно общаться и проводить совещания. Но есть еще небольшие сервисы, которые использовать совсем не обязательно, но удобно.

• Worldtimebuddy

Полезен, если вы работаете в разных часовых поясах. Сервис показывает, сколько сейчас времени в нужных поясах, и сколько там будет времени, если вы решите позвонить в конкретный час.

Сервис удобно использовать — вы просто говорите, что наберете нужного человека, «когда у вас будет девять утра».

• Stay Focused

Полезный плагин для браузера Google Chrome. Он ограничивает время, которое вы можете провести в день на конкретных сайтах. Например, ставите полчаса на социальные сети. Исчерпав этот лимит, вы уже не сможете быстро проверить ленту.

Есть радикальное решение — в нужное время заблокировать вообще все сайты, кроме списка разрешенных.

• Canva

Подойдет тем, кто не видит смысла содержать в штате дизайнера, но время от времени нуждается в визуальных материалах. Это онлайн-сервис, в котором можно сделать визитки, логотипы, презентации, чек-листы, обложки для соцсетей по готовым шаблонам.

Контент внутри шаблонов заменяется просто перетаскиванием мышкой, можно выбрать цвет элемента и шрифт, если это текст.

Бесплатно можно работать командой до 10 человек, но особого смысла в этом ограничении нет, исполнитель может сделать дизайн в личном аккаунте и просто сохранить его оттуда. Бесплатно доступно несколько тысяч разных шаблонов.

• Smmplanner

Если вы ведете страницы в нескольких социальных сетях, этот сервис сэкономит время. Чтобы выложить один и тот же пост, вам нужно оформить его в каждой из соцсетей. Вместо этого один раз подключите соцсети к сервису-планировщику и оформляйте посты уже в нем — выбирайте, в какую группу выкладывать, когда, прикрепляйте картинки и видео. Бесплатно сервис разрешает размещать 100 постов в месяц.

Наладить удаленную работу и не тратить на это деньги вполне реально, главное отстроить и контролировать все процессы. Благодаря подходящим сервисам делать это не так сложно.

Дмитрий Кузьмин

МЕНЕДЖМЕНТ, 

журнал КОНТУР