|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
07.05.2020 :: Технология бизнеса :: Эффективные коммуникации при удаленной работе: лайфхаки предпринимателей
Планерки стоя, шутки в общих чатах и small talk — только малая часть приемов, которые используют предпринимали и руководители, чтобы настроить взаимодействие команд при дистанционной работе.
Менее болезненно перейти на удаленку удалось тем, кто и до пандемии практиковал такой режим. Они уже успели настроить все необходимые для работы сервисы, научились планировать задачи с помощью удобных онлайн-инструментов. Но сегодняшняя ситуация заставила и их придумывать новые подходы, чтобы поддерживать эффективность на уровне. Мы попросили представителей различных бизнесов поделиться своими секретами удаленной работы. Вот что они делают. 1. Используют чек-листы, проводят планерки и соблюдают режимИлья Богин, управляющий партнер Insight Group, рекомендует отличать инструменты, требующие сиюминутной реакции, от инструментов длинного горизонта управления. К первым относятся чаты — их нужно использовать только для моментальных сообщений («срочно сделайте то-то», «клиент просит то-то»), ко вторым — электронные письма или звонки по телефону. «Я рекомендую переводить команду на удаленку максимально плавно: объяснять людям, как и что будет происходить, давать им тестовое время на адаптацию к новой реальности и новым инструментам вроде того же Trello, — советует Илья Богин. – Нужно поддержать сотрудников и объяснить им, чего вы от них ждете. У всех разные ситуации дома, и кому-то физически сложно сосредоточиться посреди большой семьи и маленькой квартиры». Многие клиенты сейчас работают ненормированно, в результате рабочий день на удаленке для многих только расширился, и надо следить, чтобы люди не слишком перерабатывали. При этом, чтобы получить тот же финансовый результат, что и раньше, требуется в два-три раза больше усилий. Принципы удаленной работы Insight Group
2. Завели внутренний Telegram-канал и отказались от лишних отчетовКоммерческий директор и партнер российско-французского бюро «М.К.3» Анастасия Семенченко работает с проектировщиками, архитекторами и дизайнерами. Для них дистанционка — привычный формат работы. «Важны софт, работа в облаке и рабочее место, — говорит Анастасия Семенченко. – Наша компания уже пять лет работает в Autodesk Revit, мы используем BIM-технологии, работаем в Sketch Up, 3DMax и других программах. При переходе на удаленный режим мы переустановили эти рабочие места у сотрудников дома. Что касается облака, мы работаем в среде общих данных CDE (Common Data Environment), используем программу BIM 360 и большое внимание уделяем поддержке офисного сервиса. Наши системщики за несколько дней проделали колоссальную работу, чтобы всё продолжало работать и вне офиса». Принципы удаленной работы «М.К.3»
3. Рассылают хорошие новости и проводят онлайн-встречи с интересными сотрудникамиВ компании «Биосфера» большая часть сотрудников переведена на удаленный режим и проводит Zoom-совещания и конференц-коллы на регулярной основе. Чтобы поддержать боевой дух в коллективе, был запущен дайджест, в котором отмечаются «супергерои компании»: работники завода, торговые представители, логисты. Таким образом компания захотела отметить людей, чья роль в новых реалиях возросла. На время карантина также выпускается рассылка «Хорошие новости». Компания научилась снимать корпоративные и рекламные ролики в непростых условиях, к которым всем нужно адаптироваться. «Видео про то, как девочка готовит кулич, пока мама работает врачом и спасает жизни, сняли всего за неделю, — объясняет директор по персоналу Сергей Фролов. – Так как герои находятся в изоляции, их дома автоматически становятся локацией для съемки. Из-за карантина у съемочной группы нет возможности присутствовать на всех локациях, поэтому практически все кадры снимаются самими актерами, которые исполняю еще и роль операторов, получая все инструкции дистанционно. Музыка играет основную роль для наших роликов — у нас появился гимн карантинного времени #врозьМЫвместе». Принципы удаленной работы в компании «Биосфера»
Диалоги называются Business Jam Session и строятся следующим образом: один из руководителей задает вопросы, а другой — отвечает, на следующей встрече они меняются местами. «Руководители делятся планами на будущее, рассказывают о пережитых сложностях и делятся советами о том, как пережить кризис, — делится подробностями Сергей Фролов. – Такой формат помогает сократить дистанцию между руководством и сотрудниками и снизить тревожность».
4. Проводят планерки стоя и снимают офисы сотрудникам, которым тяжело работать домаПо словам Тимура Валишева, СЕО и сооснователя JivoSite, для его компании хоум-офис — это уже часть корпоративной культуры. Поэтому еще на стадии найма нового сотрудника уделяется внимание тому, есть ли у него все необходимые условия для удаленной работы: хорошая техника, наушники, камера для видеосвязи, отдельное рабочее место. Если у кандидата есть дети и он не может «самоизолироваться» от них дома, ему снимают небольшую квартиру или офис. Еще до пандемии удаленка была важной составляющей стиля жизни некоторых сотрудников. Они могли работать из любого города, зимовали в Индии или Таиланде. Сейчас переведены на удаленку отдел продаж и бухгалтерия. Принципы удаленной работы JivoSite
5. Используют методику канбан и не забывают о деловом стиле одеждыДиректор кадрового агентства IBC Human Resources Лариса Богданова признается, что ее команда была полностью готова к удаленке. У каждого сотрудника есть весь необходимый для этого инструментарий: ноутбук с CRM 24/7, Skype, TeamViewer, Zoom. Но сейчас агентство почувствовало необходимость в освоении японской методики канбан, и для этого изучает Trello. Принципы удаленной работы агентства IBC Human Resources
«В нашем графике трудно расслабляться, потому что каждый день у нас может быть 4-5 встреч с потенциальными кандидатами, — отмечает Лариса Богданова. — При этом макияж и деловой стиль одежды обязательны». На удаленке сотрудники больше шутят в чатах и активно используют эмодзи, гифки и стикеры. 6. Подводят итоги каждую неделю и созваниваются на промежуточных этапахРусская Школа Управления уже несколько лет пользуемся «Битрикс24», поэтому переход на удаленку не составил особого труда. Сервис используется для постановки и контроля задач, а также для ведения клиентов. Сотрудники, которые не смогли организовать себе рабочее место (нет качественного интернета или дома слабый компьютер, а из офиса не успели забрать), были исключены из рабочего процесса. «К сожалению, сейчас нет времени и возможности заниматься благоустройством рабочего места каждого, — Анастасия Боровская, директор Русской Школы Управления. — Тот, кто желает оставаться в команде, сам делает все возможное, чтобы показать заинтересованность и активную позицию». Принципы удаленной работы Русской Школы Управления
«Находясь вдали друг от друга, многие не видят целостной картины работы команды, не могут правильно оценить результаты работы, — объясняет Анастасия Боровская. — Раньше главной иллюстрацией хорошей работы были полные аудитории и оживленные общие зоны в офисах. Сейчас же этого нет, все обучение переведено в онлайн».
По словам Анастасии Боровской, компания продолжает жить рабочим ритмом продолжительностью в одну неделю и подводить итоги. Как обычно, ставятся задачи, далее определяются этапы и контрольные точки по их реализации. Но на промежуточных этапах приходится чаще созваниваться и общаться для уточнения деталей. «Очень удобно стало организовывать встречи: уведомил о начале, дал ссылку на встречу с повесткой и получил подтверждение. И что мне нравится — никто не опаздывает на совещания, нет отговорок, что в пробке застрял или клиент задержал». 7. Закладывают время на small talk и используют брендированный фон для звонковНесмотря на то, что в компании NGENIX хорошо автоматизированы все бизнес-процессы и используются SaaS-инструменты для управления бизнесом, перевод команды на удаленку стал для нее вызовом. Команды давно используют Confluence в качестве базы знаний и платформы для коллаборации, Jira в качестве таск-менеджера, Zoom — для общения внутри команды и с клиентами, Microsoft Teams — для быстрой организации проектных команд, общения внутри отделов, незапланированных совещаний. «Удаленная работа стала проверкой уровня проектной культуры в нашей компании, — говорит коммерческий директор NGENIX Константин Анохин. — Мы не внедряли никаких новых решений и инструментов, а просто немного адаптировали сценарии их использования». С заказчиками общаются в Zoom. Но во время сеансов видеосвязи отдел продаж задействует брендированные фоны или одежду с корпоративной символикой, чтобы лучше запомниться потенциальным клиентам. Принципы удаленной работы компании NGENIX
«В этом квартале мы внедрили в OKR новую задачу: сохранение эффективности в условиях распределенной удаленной команды, — говорит Константин Анохин. – Также добавили ежедневные спринты внутри отделов и общие онлайн-встречи команды для фиксирования результатов. В некоторых отделах проводятся краткие встречи дважды в день — по планированию и по результатам работы за день. Так мы можем оперативно решать возникающие проблемы и синхронизироваться. 8. Ищут баланс и планируют работу на два месяца впередВ ICL Servises еще до карантина применяли Teams. Помимо этого сервиса для решения срочных вопросов используют мессенджеры и Skype. В текущей ситуации онлайн-активности панируются на краткосрочный период — на 1-2 месяца. «Если ситуация еще долгое время будет оставаться напряженной и дистанционная работа будет продлена, маркетинг продолжит активную работу в онлайн-пространстве, — говорит PR в ICL Servises Арина Васильева». Принципы удаленной работы ICL Servises
9. Обучили сотрудников тайм-менеджменту и спасаются в чатах от негативного информационного фонаВ условиях самоизоляции многим участникам команды в компании QBF оказалось сложно выстроить график. Но настроиться на рабочий ритм помогают конкретные KPI, которые нужно выполнить за день, неделю, месяц, считает Светлана Белодед, руководитель отдела по работе с персоналом QBF. Принципы удаленной работы QBF
«Ситуация неопределенности, множество противоречивых прогнозов, распространяемые в интернете слухи и вспыхивающие в соцсетях споры в той или иной степени давят на каждого из нас, — признается Светлана Белодед. – Немало энергии уходит на раздумья о том, когда и с какими потерями мы выйдем из кризиса, как сложится судьба наших близких и друзей. Кроме того, дает о себе знать дефицит контактов с людьми. Мне и моим коллегам очень не хватает традиционного общения и офисной атмосферы». 10. Добавляют эмоджи в переписку и подбадривают экстравертовКомпания «Манго Телеком» использует софтфон и корпоративный мессенджер Mango Talker, который работает на виртуальной АТС Mango Office и позволяет из дома принимать и совершать звонки с офисного номера для общения с клиентами и оперативной связи внутри команды, организовывать видеоконференции, вести чаты. Также команды используют Trello для постановки задач. Принципы удаленной работы в «Манго Телеком»
«Плохо, что люди в силу обстоятельств могут ощущать разобщенность, но гораздо хуже, если не слишком активные в социальном плане сотрудники и вовсе окажутся оторванными от коллектива, почувствуют себя забытыми и ненужными. Руководителю следует вовлекать их в коммуникацию, как минимум звонить и интересоваться делами. Нужно показать человеку, что его труд заметен и востребован».
Кристина Шперлик
МЕНЕДЖМЕНТ
журнал КОНТУР
|
|
||||||||||||||||||||||||