Я уже 5 лет работаю в сфере общепита. Опишу пошаговую инструкцию создания конкретной мини-кофейни в формате «кофе-поинт» – острова размером 2×2 метра, направленным на продвижение услуги «кофе на вынос» с минимальной посадкой.

Количество персонала небольшое – один-два бариста, без бухгалтера и управляющего. Еще я поделюсь ссылками на подрядчиков, открытым бюджетом и цифрами. Отдельная глава описывает операционную работу точки, где я открываю прибыль и экономику.

1. Выбор места

Чтобы правильно выбрать место, надо обратить внимание на несколько показателей.

1. Проходимость. Считаем трафик и пытаемся оценить конверсию. Здесь не стоит стесняться – советуйтесь с профессионалами, они выскажут свое мнение, отвечая на вопрос «удачное ли место для кофейни».

Из наработанного опыта при старте кофе-поинта наблюдается:

• 2-3% – конверсия трафика в БЦ.
• 1% – конверсия в ТЦ.
• 0,4% – конверсия при уличном размещении.

Итак, перед открытием кофейни в БЦ «Авиалюкс» по адресу г. Москва, ул. Лизы Чайкиной 1 стр. 2, у нас были вот такие показатели:

2. Удаленность от других кофейных заведений. Меньше доверяем чувствам, если нет опыта, смотрим сухо на цифры и факты. Идем в ближайшие заведения, оцениваем, будут ли они нам прямыми конкурентами? Ни «Шоколадница» (500 метров), ни «Особое место» (130 метров) не являются таковыми из-за несовпадения среднего чека. Вендинговые аппараты и столовые тоже.

3. Аудитория и ее потребности. Откуда несут кофе, где пьют, откуда приносят еду, где обедают, во сколько идут на работу, во сколько идут на перерыв, есть ли кофе-машины на рабочих местах, каково качество кофе. Нужно изучить фактическую аудиторию на месте или создать ее предположительный портрет. Для этого можно поговорить с людьми.

Наша аудитория: офисные сотрудники и их посетители, 26-42 года. Работают 10:00 – 18:00. Примерно 30% сотрудников приносят еду из дома, 10% заказывают доставку, остальные ходят в ближайшие кафе. На местах есть в редких случаях кофе-машины, в холле БЦ стоит вендинговый автомат (со средней ценой напитка 50 руб.), качество кофе посредственное.

4. Доставка и курьеры. Смотрим на количество курьеров, осуществляющих доставку. Это создает понимание потребности еды на территории размещения нашей кофе-точки. Во время обеда около 10-15 курьеров приходят в БЦ.

5. Арендодатель. После определения основных показателей, в случае позитивного исхода анализа, связываемся с отделом аренды, обсуждаем примерные цифры и возможности сотрудничества. Например, 15 750 рублей в месяц – озвученная нам цена аренды за 6 кв. м в холле БЦ «Авиалюкс».

2. Определяем предполагаемую окупаемость и прибыль

• 9 400 руб. \день – предполагаемая касса из расчета конверсии трафика.
• 2 820 руб. – себестоимость продуктов (25-35%).
• 2 200 руб. – ФОТ в день.
• 725 руб. – аренда помещения в день.
• 3 655 руб. \день прибыль.
• 80 410 руб. \мес. прибыль без вычетов налогов.
• 69 360 руб. \мес. – чистая прибыль.

3. Архитектура и разработка плана строительства

Разработку архитектурного проекта стойки можно делегировать дизайнерскому агентству или архитектору/дизайнеру интерьера.

15 000 рублей – дизайн-проект. Это возможность индивидуально подойти к особенности интерьера и более удачно вписать кофе-поинт в пространство.

Если бюджет ограничен, решением проблемы становится поиск готовой б/у стойки на Авито или Юле. Мы воспользовались этим вариантом и купили стойку с доставкой за 35 000 рублей.

4. Юридическое лицо и вид деятельности

Для управления бизнесом достаточно будет открыть ИП на ЕНВД, если нет ЕНВД – УСН 6%. ОКВЭД 56.10, 56.10.21. Можно добавить любые дополнительные коды ОКВЭД, например, розничную торговлю, торговлю в палатках и на рынках.

На открытие ИП уйдет 3-4 рабочих дня, примерные ежеквартальные налоги: ЕНВД 2 000 - 5 000 руб., страховые взносы – 10 000 руб. + 1% от оборота; пенсионные взносы – 8 000 руб.

Отправляем уведомление в Роспотребнадзор об открытии. Первая плановая проверка СЭС через три года после начала работы. Для работы бариста нужна медкнижка.

5. Знакомство и подписание договоров с поставщиками

• Договор с обжарщиками и поставщиками кофе. Кофе – основной продукт. Он имеет срок годности, поэтому здесь выбираем скрупулезно – обжарка должна быть свежей, качество – стабильным. На первоначальном этапе рекомендую работать с большим и стабильным поставщиком. Например, Rockets Coffee Roasters.
• Договор с поставщиками расходных материалов и хозяйственных средств. Стаканчики, крышки, салфетки, протирочное полотно, трубочки. Арт Пласт или Мистерия.
• Договор с поставщиками розничных товаров: сникерсы, пончики, сиропы: крупные – Metro C&C, поменьше – Бариста ЛТД.
• Договор с поставщиками еды: готовые обеды, завтраки – CrossPack.

Если вы новичок, а выбор поставщиков широк, выбирайте большого и того, что на слуху. У крупных поставщиков отлажена система заключения договоров, поставок и заказов, работать с ними будет дорого, но удобно и легко. В будущем вам никто не мешает поменять контрагента.

Далее уже можно познакомиться с поставщиками воды и молочной продукции, сиропов для получения лучшей цены. Чем уже ассортимент подрядчика, тем больше сконцентрированность на конкретном продукте, тем ниже цена и выше качество. Одновременно с этим количество поставщиков увеличивается, следовательно, увеличивается бухгалтерская работа, документооборот и количество счетов. Баланс выбирать вам.

6. Франшиза

Франчайзер упростит вам жизнь и возьмет на себя обязанность поиска контрагентов. Заказ вы будете делать в одно окно, за что будете платить роялти в размере порядка 5%. Кроме того, франчайзер возьмет на себя задачи по разработке архитектуры и производству кофе-поинта и комплектации, разработке авторского меню и фирменного стиля. За это попросит паушальный взнос (например, 150 000 руб.).

Франшиза с хорошей репутацией привлекает клиентов брендом, но и стоит дороже.

7. Покупка оборудования, комплектация

• При подписании договора с кофейной компанией обжарщики практикуют предоставление в аренду основного оборудования, на первом этапе этого будет достаточно.
• Покупаем онлайн-кассу и ставим ее на учет в налоговой. Это можно сделать самому, или отдать на аутсорс, например, в Эвотор, где предоставляют в аренду кассовые аппараты и сами ставят их на учет.
• Интернет. Любой, главное, чтобы шустро и стабильно работал. У нас стандартная Yota, оформленная на физическое лицо.
• Веб-камера. Например, RVI RVI–IPC12SW без абонентской платы.
• Производство стойки. Производителей много, за прошлую мы отдавали 130 000 руб. и получили готовую через 2 недели.

8. Поиск и обучение персонала

Для поиска претендентов подойдут известные работные сервисы. Находим бариста с минимальным опытом работы и отправляем на обучение и знакомство с обжаркой и смесью к поставщику кофе.

Трудоустройство рекомендую по договору ГПХ (ссылка на наш конкретный договор). Если бариста зарекомендовал себя как человек, с которым вы чувствуете, что проработаете долго, советую составить трудовой договор.

9. Дизайн и фирменный стиль

Находим и начинаем дружить с фрилансером, который подготовит фирменный стиль и разработает макеты меню, будет вести нас на всем протяжении работы кофейни. А также снабжать постоянной атрибутикой: листовки, флаеры, макеты баннеров, картинки для соцсетей и акций. Фрилансеров ищем здесь: work-zilla, ‎fl.ru, kwork.ru.

10. Запуск

Когда стойка собрана, оборудование завезено и подключено, а бариста ознакомился с рабочим местом и подготовил его к работе, делаем техническое открытие. Смотрим, как поставщики доставляют продукцию, смотрим, как работает точка, делаем выводы, при косяках ссылаемся на техническое открытие. Если есть большое желание, делаем официальное открытие с шампанским и шариками.

11. Операционная деятельность

Что в нее входит?

• Заводим общий Telegram-чат с персоналом. В чат обязательно дублируются заказы баристы поставщикам, фотографии входящих накладных. Бариста делает заказы и следит за складом ингредиентов.
• Инкассация – раз в неделю, в пятницу.
• Оплата счетов поставщикам – раз в неделю, в пятницу.
• Заполнение таблицы бюджета – раз в неделю.
• Инвентаризация – раз в 2 недели. Заказ баристой необходимого для работы сырья.

12. Деньги

• Бюджет можно вести в Google Sheets. Пример ведения таблицы бюджета.

• Бухгалтерия и налоги. 17 000 руб. \мес. – бухгалтер или 2000 руб. \мес. – специальный сервис («Моедело»). Когда научитесь, можно будет заниматься этим самостоятельно и бесплатно.
• Мотивация бариста – продажи. Его зарплата содержит фиксированную часть и процент с продаж. В этой точке – 1 300 руб. /смена + 15% от оборота. Баланс искать вам.

13. Расходы на открытие

• 15 750 рублей в месяц – аренда площади.
• 35 000 рублей – покупка БУ барной стойки.
• 10 000 рублей – фирменный стиль.
• 2 000 рублей – открытие ИП (уточнить). Налоги – 6 150 руб. \ мес.
• 22 000 рублей – онлайн-касса или аренда 2 500 руб. \ мес.
• 5 000 рублей роутер и интернет – 400 руб. в месяц.
• 2 000 рублей в месяц – бухгалтерия.
• 30 000 рублей в месяц – техника (холодильная витрина, чайник, веб-камера, микроволновая печь или духовой шкаф, питчеры, темперы, ложки, салфетница).
• 25 000 рублей – начальная закупка с недельным запасом расходников продуктов.
• 1 000 рублей – плата за объявления при размещении вакансии.

Итого: 156 800 рублей.